スポンサーサイト 

上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。
  • [--/--/-- --:--]
  • スポンサー広告 |
  • トラックバック(-) |
  • コメント(-) |
  • この記事のURL |
  • TOP ▲

Thunderbirdのラベリングと検索フォルダを使ったタスク管理 

昨今のビジネスシーンでは、急ぎの場合を除けば大抵の連絡をメールで行うようになった。
中には日々膨大な量のメールを捌いている人もいるだろう。
これは恐らく営業系のビジネスマンに顕著な傾向だと思う。

朝メールチェックをしたら大量のメールが!!といった状況を、Thunderbirdの検索フォルダとラベルを活用して捌くためのtips。
※Thunderbird1.5系を使って動作確認をしています

何はともあれ、まずは検索フォルダを作成。
複数のメールフォルダから「ToDo」ラベルの付与されたメールを抽出する検索フォルダを作成する。
手順を簡単に示すと次の通り。

  1. [ファイル]-[新規作成]-[検索フォルダ]で、新しい検索フォルダのダイアログを呼ぶ。
  2. 名前はなんでもよい。分かりやすいよう"ToDo"とか適当に。
  3. 作成先もおまかせ。作成した後で移動できるのでこれも適当に。
  4. 検索対象には受信メールフォルダを選ぶ。デフォルトはInboxのみが選択された状態なので、自作のフォルダは自分で選ぶ必要がある。
  5. 検索条件に「ラベル」が「次と一致する」「ToDo」を選択。
  6. OKボタンで検索フォルダの出来上がり。


下準備はこれで終わり。

あとはメールチェックの際にToDoラベルを振っていくわけだが、まずは全てのメールにさっと目を通してしまうのがミソ。
その流し読みの最中に、後で読むであるとかタスクとなるメールにToDoラベルを振っていく。
ノイズを除去して、必要なメールを発掘する作業を行うわけだ。

流し読みはキーボードショートカットを活用すると楽。
次のメールに移動する"F"、ToDoラベリングの"4"、画面スクロールの"Space"あたりのショートカットを良く使う。

全てのメールにざっと目を通し終えたあとで、初めに作成した検索フォルダを選択する。
すると、ToDoのラベルが付与されたメールの一覧ができあがる。
検索フォルダの設定時に指定した各フォルダを横断検索してくれるのが素敵だ。

ここまでで出来上がったタスクリストを、あとは粛々と片付けていく。
終わったタスクは"0"キーでラベルを外すことが出来るので、ひと目で進捗を把握できる。
タスクがどんどん減っていく様子が目視できることはモチベーション維持に繋がるため、タスク管理には必須の要素だろう。

唯一(?)の欠点はリストの並び替えが柔軟に行えない点。
重いタスクに関しては、Thunderbirdと本格的なタスク管理用ソフトを使い分ければ、順位付けや時間管理などで柔軟に対応できるため、上記問題も解消されるかなと思う。
# ちなみに私は本格的なタスク管理にはTask Coachとcheck*padを利用。
# TPOで使い分けています。


Thunderbird Help: キーボードショートカット
http://www.mozilla-japan.org/support/thunderbird/keyboard


Task Coach
http://members.chello.nl/f.niessink/


目標管理ツール - checkpad.jp
http://www.checkpad.jp/
  • [2006/03/27 08:27]
  • lifehacks |
  • トラックバック(0) |
  • コメント(0) |
  • この記事のURL |
  • TOP ▲

コメント

コメントの投稿















管理者にだけ表示を許可する

トラックバック

この記事のトラックバックURL

上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。